Octopus Accountancy Software is een veelgebruikt online boekhoudpakket. Door de integratie van Tickoweb en Octopus wordt het heel eenvoudig om facturen (die aangevraagd worden door bezoekers) vanuit Tickoweb automatisch naar deze boekhoudsoftware te versturen en in te boeken. In dit artikel lees je hoe je de integratie kan toevoegen in Tickoweb.
Installatie van de Octopus-integratie
Als admin van een organisatie kan je in de admin van Tickoweb nieuwe integraties installeren. Dit doe je op de pagina 'Integraties', die je terugvindt onder het onderdeel 'Mijn organisatie'.
Configuratie van de de Octopus-integratie
Na de installatie staat de integratie nog op 'Inactief'. Dit blijft zo totdat je bent ingelogd met jouw Octopus-account. Klik op de link 'Configureer nu' op de pagina met de integraties. Een pop-up verschijnt nu waar je kan inloggen met jouw gebruikersnaam en wachtwoord van Octopus.
Eens ingelogd is de integratie ook ineens geactiveerd. Vooraleer je facturen naar Octopus kan doorsturen is het wel nog nodig om enkele instellingen aan te vullen.
- Kies het juiste Dossier en Journaal
- Kies tevens een standaard verkoop- en betaalrekening. Deze kunnen later optioneel per kanaal anders ingesteld worden. (vb tickets via VIP-kanaal komen op andere boekhoudrekening).
- Idem voor de betaalrekening: je kan deze optioneel kiezen (leeg laten zorgt ervoor dat er geen betalingen worden geboekt). Kies je wel een rekening dan zal voor élke aangemaakte factuur onmiddellijk voor het volledige bedrag een betaling geboekt worden op de gekozen rekening.
Kanalen instellen
Per ticket shop, kan je in het kanaal (expert instellingen) de optie ‘Verzoek om factuur toestaan’ selecteren. Van zodra de integratie actief is zullen automatisch aangemaakte facturen (en optioneel betalingen) worden verstuurd naar Octopus.
Vervolgens kan een verkoop- en betaalrekening ingesteld worden. Alle facturen van dit kanaal zullen hierop geboekt worden. Standaard staan deze ingesteld op de standaard instelling van de integratie.
Resultaat in Octopus
Voor elke nieuwe bestelling zal Tickoweb zoeken of de klant reeds bestaat op basis van het BTW nummer. Bestaat er reeds een klant voor het BTW nummer dan zal de (eerstgevonden) klant gekozen worden alsook geupdate worden met de ingevoerde gegevens in Tickoweb. Eventuele terugstortingen (creditnota’s) worden op dezelfde klant geboekt.
Bij het aanmaken van een factuur of creditnota zal automatisch de juiste nummering worden overgenomen vanuit Octopus. Creditnota’s komen in hetzelfde journaal als de facturen, en volgen dan ook dezelfde nummering.
Ook het effectieve PDF bestand, gegenereerd door Tickoweb, zal meegestuurd worden naar Octopus.
Opgelet: het inboeken van facturen en creditnota’s kan problemen geven indien een gebruiker een dossier heeft geopend in Octopus. Het dossier is dan immers vergrendeld, en op dat moment kan er via de API geen toegang gekregen worden. Wanneer dit zou gebeuren, zal er een notificatie in het berichtencentrum verschijnen. Elk 60 minuten zal er opnieuw geprobeerd worden om het factuur in te boeken.