Factuurnummering
Van zodra een eerste ticketkoper een factuur aanvraagt, zal de factuurnummering starten bij 1. Deze nummering zal vervolgens chronologisch werken voor alle volgende facturen (van alle verschillende evenementen) in jouw Tickoweb organisatie.Vanzelfsprekend is dat de nummering niet gelijklopend zal zijn met facturen opgemaakt door het boekhoudpakket van jouw organisatie. Je kan daarom de facturen inboeken in een apart journaal, waarin de nummering van Tickoweb gevolgd kan worden.
Werk je met verschillende factuurprofielen, dan zal de nummer apart lopen per profiel.
Validatie van btw of ondernemingsnummer
Bij het aanvragen van een factuur is een btw-nummer (of ondernemingsnummer in België) verplicht. Meer info over btw-nummer validatie kan je vinden in dit artikel.
Facturen versturen via Peppol
Facturen die aangemaakt worden via Tickoweb kunnen automatisch verzonden worden via Peppol. Lees hier meer over de werking van Peppol via Peppyrus.
Administratiekost
Wil je per factuur een administratiekost vragen aan de klant: dan kan dat via promoties waar je een toeslag kan toevoegen énkel indien de klant een factuur aanvraagt. Je kan deze kost ook vermelden via het CMS (Invoice info), dat je in het kanaal kan beheren.
Maak zelf facturen voor bestellingen
Als organisator kan je in het admin dashboard ook steeds achteraf een factuur aanmaken of wijzigen (bv ander btw-nummer van klant). Bij wijzigen zal de originele factuur gecrediteerd worden en zal er een nieuwe factuur gemaakt worden.
Laat klanten optioneel achteraf zelf een factuur aanvragen
Als organisator kun je ervoor kiezen om klanten de mogelijkheid te bieden om na betaling van hun bestelling alsnog een factuur aan te vragen. Deze optie kan worden ingeschakeld via de expertinstellingen. Wanneer dit is geactiveerd, kan de klant via de bestel-informatiepagina zelf een factuur aanvragen en meteen downloaden. Het enige wat ze hoeven te doen, is de facturatiegegevens invullen, waarna de factuur automatisch wordt aangemaakt.
Belangrijk:
- Wanneer klanten een automatisch factuur aanvragen via de bestel-info pagina nadat de bestelling reeds is betaald, is het niet meer mogelijk om eventuele administratieve kosten in rekening te brengen.
- Een klant kan zélf uiterlijk tot de einddatum van het evenement zelf een factuur aanvragen via de bestel-info pagina.
Pro-forma
Facturen worden pas aangemaakt wanneer de bestelling uitgevoerd wordt. Bij online betalingen zal de klant dus meteen een factuur ontvangen. Werk je met overschrijving of betalingslink, en dus uitgestelde betaling, zal de klant eerst een pro-forma factuur ontvangen. Na betaling zal de bestelling uitgevoerd worden en zal dus ook automatisch de factuur volgen.
Wil je toch meteen een factuur versturen zonder voorafgaande betaling?
Dat kan enkel bij bestellingen die je zelf verwerkt via overschrijving (via de "self" betalingsprovider). Kies in de instellingen van de betalingsmethode (binnen het kanaal) om de bestelling direct uit te voeren. De klant ontvangt dan meteen de factuur, nog vóór de betaling binnen is.
Creditnota's
Wanneer producten van een bestelling waarvoor een factuur werd aangemaakt geannuleerd worden (bv owv een terugstorting), dan zal er een creditnota aangemaakt worden, énkel voor het geannuleerde-bedrag. Er kunnen dus meerdere creditnota's gemaakt worden per bestelling.
Ook wanneer je de klantgegevens (bv btw-nr) zou aanpassen, zal automatisch eerst een creditnota gemaakt worden en vervolgens een nieuwe factuur.
Wil je énkel een creditnota maken voor het (volledige) factuur, dan kan dat ook: in de detailpagina van het factuur kan je met één click de creditnota maken.
Exporteren
Facturen kunnen geëxporteerd worden naar PDF of naar een Excel bestand (bestellijnen). Zie ook : Financiële gegevens of facturen downloaden/exporteren
Facturen naar klanten aangemaakt in naam van Tickoweb
Heb je een overeenkomst waarbij Tickoweb de ticketgelden ontvangt, dan zullen de automatische facturen uitgeschreven worden vanuit Tickoweb.
Belangrijk: hierbij is de extra voorwaarde dat facturen énkel worden aangemaakt als de bestelling betaald is (de optie zoals beschreven bij "pro forma" om alsnog facturen te maken voor onbetaalde facturen is in dit scenario dus niet mogelijk).