Door het activeren van de wachtlijst kunnen bezoekers zich registreren wanneer ze interesse hebben in een uitverkocht/volzet product.
Vervolgens kan je als beheerder kiezen hoe je deze registraties wil verwerken:
Manueel
Wil je énkel bezoekers registreren en ze niet laten verwerken door het platform, kies dan voor manueel. Je kan dus de data gebruiken, maar je kan niét bezoekers alsnog tickets laten bemachtigen. Een voorbeeld van manuele verwerking kan zijn dat je de lijst van registraties gebruikt wanneer je een extra evenement plant en zo deze bezoekers voorrang wil geven bij een presale.
Automatisch
Het platform zal mails versturen naar registraties van zodra er opnieuw voldoende capaciteit beschikbaar is. Dit zal gebeuren bij annulaties of bij verhoging van capaciteit: bezoekers die zich registreerden zullen een e-mail ontvangen via de welke ze de eerder gekozen producten alsnog kunnen bemachtigen.
Wanneer zullen er mails verzonden worden naar bezoekers:
- Zolang de status van het kanaal "live" of "maintenance" is én tot de einddatum van het evenement werd bereikt.
- Indien startdatum van het product is ingevuld zal er ook rekening worden gehouden met de startdatum van het ticket. Indien de startdatum bereikt is zullen er géén mails meer worden verzonden voor registraties die dit ticket bevatten.
- tussen de ingestelde starttijd van verwerking en tot de eindtijd van verwerking (zie instellingen wachtlijst).
- dagelijks enkel binnen het ingestelde tijdsframe (dus standaard niet 's avonds / 's nachts), te beheren in de wachtlijst instellingen
- enkel voor tickets voor dewelke de wachtlijst actief is in de ticketbeschikbaarheid
Wat is de logica van de automatische verwerking:
- énkel bezoekers die een registratie maakten waarvan alle gekozen tickets in aanmerking komen worden verwerkt. Indien dit niet het geval is zal de registratie overgeslaan worden en zal een volgende registratie geëvalueerd worden. Bv wanneer er 2 tickets beschikbaar zijn en registratie A bevat 3 tickets, dan zal het platform deze overslaan en overgaan naar de volgende. Dit om een optimale invulling te bekomen. Bij een volgende verwerking zal registratie A opnieuw geëvalueerd worden.
- registraties worden behandeld volgens prioriteit (van hoog naar laag) en vervolgens aanmaakdatum (oudste eerst). Standaard krijgt elke registratie de prioriteit "normaal", echter kan je deze zelf wijzigen om zo een specifieke registratie (geen) voorrang te geven.
- een bezoeker heeft maar een beperkte tijd om in te gaan op de mail voor tickets te bemachtigen. Het aantal uren stel je in via de instellingen van de wachtlijst. Wanneer het aantal uren verstreken is zal de registratie worden geannuleerd, en zal dus een volgende registratie in aanmerking komen (en gemaild worden).
- einde verwerking: het platform zal de registratie annuleren wanneer alle startdata van de geregistreerde producten in de registratie verlopen zijn. Zo weet het dat het niet langer registraties blijvend moet evalueren wanneer deze toch nooit meer verwerkt kunnen worden.