Flows & instellingen

    Uitnodiging via email, code of ticket

    Er zijn 3 mogelijke flows om jouw guests uit te nodigen:

    1. Uitnodiging via e-mail

    Jouw guests krijgen een e-mail met daarin een link waarmee ze hun reservatie kunnen bevestigen.

    2. Uitnodiging via code

    Je kan ook codes bezorgen aan jouw guests waarmee ze zich kunnen registreren. Indien je jouw guests wil uitnodigen aan de hand van een code, heb je de keuze tussen individuele codes voor elke guest of één algemene code voor alle guests.

    • Individuele codes zijn uniek en worden automatisch gegenereerd. Ze kunnen slechts één keer gebruikt worden en garanderen een aantal tickets voor die guest.
    • Een algemene code laat je toe om jouw guests te laten registreren met dezelfde code. Men zal dan via deze code kunnen registreren zolang er beschikbare tickets zijn.
    In de flow met code is het niet mogelijk om gegevens van de gasten vooraf in te vullen, met andere woorden: je genereert anonieme codes.
    3. Ticket

    Bij de ticket-flow verstuur je rechtstreeks het ticket naar de guest. De guest moet dan niet registreren maar kan ook niet zelf annuleren.

    Instellingen per partner account

    Je kan de gekozen flows per partner account altijd apart nog verder beperken. Als je bijvoorbeeld 2 flows hebt ingeschakeld (uitnodiging via email & tickets) dan kan je voor specifieke partner account(s) nog verder inperken en bepalen dat account X bijvoorbeeld enkel toegang mag hebben tot de flow ‘uitnodiging via email’.

    Uitnodiging vs ticket

    Bij een uitnodiging (via e-mail of code) heeft de guest de mogelijkheid deze te bevestigen of te annuleren. Pas na het bevestigen (en de optionele registratie) zal de guest bevestigd worden en de tickets kunnen downloaden.

    Het voordeel aan uitnodigingen is:

    • je kan je guest laten éérst laten registreren en eventueel extra informatie vragen aan jouw guest. Beschik je zelf al over data van jouw guest dan zal deze vooringevuld worden.
    • je guest kan annuleren: op deze manier komt het ticket opnieuw vrij voor voor de partner account en kan deze het ticket versturen naar een andere (nieuwe) guest

    Flow-Instellingen

    Elke stap in de uitnodiging flow kan in/uitgeschakeld worden:

    • ticketselectie: de guest kan wel/niet kiezen hoeveel tickets hij kan registreren (maar nooit meer dan hij toegewezen kreeg door de partner account). Je kan er ook voor kiezen om automatisch het maximum aantal tickets te preselecteren voor de guest.
    • klantinfo: de guest kan hier de klantinfo invullen, wijzigen of aanvullen. Ook deze stap kan je eventueel uitschakelen: let op, verplichte velden zullen dan wel door de partner account ingevuld moeten worden bij het toevoegen van de guest

    Limieten

    Bij het aanmaken van het guest-kanaal kies je ervoor of je jouw partners limieten wil opleggen, en ze dus beperken in het aantal tickets dat men mag verdelen. Wil je dat niet, dan geef je aan dat partners een onbeperkt aantal tickets mag versturen.

    Kies je voor limieten, dan kan je per partner per ticket-type de limiet bepalen. In een handige tabel stel je dan de maximum waardes in.

    In beide gevallen zal de ticket-capaciteit steeds van toepassing zijn: er kunnen dus nooit meer tickets verzonden worden door alle partners samen dan de ingestelde capaciteit van het ticket-type.

    Tickets reserveren
    Schakel de optie 'Tickets reserveren' in als je de toegewezen ticketlimieten aan partners wil garanderen. De limiet wordt dan meegenomen in de berekening van de beschikbare ticketcapaciteit. Als je dit niet doet, dan zal het platform alleen rekening houden met bevestigde tickets in de beschikbare capaciteit. Als je dezelfde tickets vervolgens via een ander kanaal (of in een capaciteitsgroep) zou aanbieden, is de toegewezen limiet niet langer gegarandeerd aan de partner.

    Onbeperkt aantal uitnodigingen verzenden
    Wil je partners de vrijheid geven om meer uitnodigingen te versturen dan hun limiet, zonder de controle over je totale capaciteit te verliezen? Activeer dan de optie "Sta partners toe om onbeperkt uitnodigingen te versturen" in het guest-kanaal. Hiermee kunnen partners onbeperkt uitnodigen, terwijl het systeem de limiet uiteraard strikt handhaaft op basis van het aantal werkelijke bevestigingen. Zo kan het natuurlijk wel zijn dat gasten een uitnodigingen niet langer kunnen bevestigen omdat de limiet bereikt werd.
    Gepubliceerd