Annuleren en terugstorten van bestellingen in bulk

    Het kan voorkomen dat een evenement volledig geannuleerd wordt of dat er door omstandigheden een grote groep bestellingen tegelijk verwerkt moet worden. Met deze procedure kan je in één handeling een grote hoeveelheid bestellingen annuleren, terugbetalen of omzetten in een tegoedvoucher.

    1. De procedure opstarten

    Je vindt deze optie onder het menu Tools > Procedures.

    2. Kies de gewenste methode

    Alleereerst bepaal je wat er met de geselecteerde bestellingen moet gebeuren. Je hebt de keuze uit drie methodes:

    • Annuleren en terugstorten: De bestellingen worden geannuleerd en het betaalde bedrag wordt automatisch teruggestort naar de klant via de oorspronkelijke betaalmethode.

    • Annuleren & omzetten in een cadeauvoucher: De bestellingen worden geannuleerd, maar in plaats van een terugbetaling ontvangt de klant automatisch een tegoedbon (cadeauvoucher) ter waarde van het aankoopbedrag.

    • Annuleren maar niet terugstorten: De bestellingen/tickets worden ongeldig gemaakt in het systeem, maar er vindt geen automatische financiële transactie plaats.

    3. Filters toepassen

    Om te voorkomen dat je de verkeerde bestellingen annuleert, kun je de selectie nauwkeurig verfijnen. Je kan filteren op:

    • Kanalen: Beperk de actie tot bestellingen die via specifieke verkoopkanalen zijn binnengekomen.

    • Tickettypes: Selecteer enkel specifieke types (bijv. enkel 'Early Bird' of 'VIP').

    • Datumbereik (Bestelling): Enkel bestellingen die geplaatst zijn tussen twee specifieke data.

    • Datumbereik (Tijdsloten): Enkel bestellingen die tickets bevatten voor tijdsloten binnen een bepaalde periode.

    Tip: Gebruik de controlefunctie in het overzicht om te zien exact hoeveel bestellingen er geïmpacteerd zijn door je filters voordat je doorgaat naar de volgende stap.

    4. Bevestiging en uitvoering

    Omdat deze actie onomkeerbaar is, bevat het systeem een extra beveiliging.

    1. Controleer het totaaloverzicht van de te annuleren bestellingen.

    2. Om de procedure definitief te starten, moet je expliciet "OK" typen in het bevestigingsveld.

    3. Klik op Uitvoeren.

    5. Automatische afhandeling

    Zodra de procedure is gestart, neemt Tickoweb het werk uit handen:

    • Terugbetalingen: Deze worden automatisch verwerkt via de betaalprovider.

    • Communicatie: Klanten worden automatisch op de hoogte gesteld via e-mail.

      • Let op: De verzending van deze e-mails is afhankelijk van de kanaalinstellingen waarin de oorspronkelijke bestellingen zijn aangemaakt.

    Gepubliceerd